언어 장벽 속에서의 업무 소통
보안 시스템 및 네트워크 엔지니어로 일하다 보면 다양한 국가의 담당자와 협업해야 할 때가 많습니다. 특히 글로벌 기업이나 해외 파트너사를 담당할 때는 영어를 사용한 커뮤니케이션이 필수적이죠.
저는 과거 중국인 담당자와의 프로젝트에서 영어로 소통한 경험이 있습니다. 업무상 필요한 기술적 요구 사항이나 유지보수 일정에 대해 메일을 주고받았는데, 이 과정에서 영어 메일을 작성하는 태도(애티튜드)가 얼마나 중요한지 깨달았습니다.
Tip : 저는 TOEIC에서 왜 영어 메일 지문을 이용한 문제가 많이 출제 되는지 실제로 겪어보고 나서야 깨달았습니다. TOEIC은 비즈니스 영어 시험이었지?
오늘은 그 경험을 바탕으로 영어 메일에서 중요한 태도와 실무에서 어떻게 적용했는지에 대해 이야기해보겠습니다.
영어 메일 커뮤니케이션의 애티튜드
A. 애티튜드의 핵심: 명확하고 존중하는 커뮤니케이션
- 명확함 (Clarity)
- 기술적 내용이나 일정 조율 같은 중요한 내용은 명확하고 간결하게 전달해야 합니다. 특히 비원어민들끼리 영어로 소통할 때는 오해가 발생할 가능성이 크기 때문에 더 중요합니다.
- 기술적인 용어는 표준화된 용어를 사용하고, 문장은 단순명료하게 작성했습니다.
- 존중 (Politeness & Professionalism)
- 문화적인 차이를 고려하여 정중하고 예의를 갖춘 어조를 유지하는 것이 중요합니다. 상대방이 중국인이더라도 영어를 공용어로 사용할 때 존중의 표현이 신뢰를 구축하는 데 큰 역할을 합니다.
- 특히 메일의 시작과 끝에 인사말을 정중하게 포함하고, 상대방의 입장을 배려하는 문구를 삽입했습니다.
Thank you for your cooperation and understanding regarding the upcoming maintenance work.”“Please let me know if you have any concerns or require further clarification.”이런 표현은 상대방에게 배려심을 전달하고, 신뢰를 구축하는 데 긍정적인 영향을 줍니다. - 친절하지만 과하지 않은 표현 (Balanced Tone)
- 상대방이 중국인이든 어떤 국적이든, 지나치게 격식을 차리거나 너무 딱딱한 문체를 사용하면 오히려 거리감이 생길 수 있습니다.
- 친절하면서도 프로페셔널한 균형 있는 어조를 유지하는 것이 중요합니다.
B. 실무에서 적용한 영어 메일 사례
당시 중국 담당자와의 의사소통은 다음과 같은 상황에서 이루어졌습니다.
- 상황: 펌웨어 업그레이드 일정 조율 및 시스템 유지보수 관련 협의
- 목표: 상대방이 이해하기 쉽도록 명확하게 의사 전달 및 협조 요청
제가 보낸 실제 메일의 구조는 다음과 같았습니다.
1. 시작 인사 및 목적 명시
Subject: Firmware Upgrade Schedule Confirmation
Dear Mr. Zhang,
I hope this email finds you well. I am reaching out to confirm the schedule for the upcoming firmware upgrade.
2. 핵심 내용 전달 (명확하고 간결하게)
We have planned the maintenance as follows:
- Date: Saturday, June 10th
- Time: 02:00 AM to 04:00 AM (GMT+8)
- Scope: Firmware upgrade on Router A and Router B
- Expected Impact: Temporary network interruptions during the maintenance window
3. 협조 요청 및 배려 표현
We kindly ask for your confirmation regarding the proposed schedule. If there are any conflicts or additional concerns, please let us know so that we can adjust accordingly.
4. 마무리 및 감사 표현
Thank you very much for your cooperation and understanding. Please feel free to reach out if you need further details.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Contact Information]
C. 상대방의 반응과 교훈
이메일을 보낸 후 상대방은 빠르게 답장을 주었고, “명확하고 이해하기 쉬운 내용”에 대해 긍정적인 피드백을 주었습니다. 비즈니스 영어에서는 정확한 정보 전달과 함께 존중하는 태도가 상대방에게 신뢰감을 주는 중요한 요소임을 실감했습니다.
또한, 상대방이 만약 이해하기 어려운 부분이 있으면, 그 자리에서 바로 Follow-up 메일을 통해 추가 설명을 제공했습니다.
- 예시: “If the technical scope seems unclear, I am happy to arrange a short call to explain further.”
영어 메일의 핵심은 상대방에 대한 배려와 명확함
해외 담당자와의 의사소통에서 언어가 다르다는 점은 장애물이 될 수 있지만, 적절한 태도와 명확한 커뮤니케이션이 뒷받침된다면 문제는 충분히 극복할 수 있습니다.
앞서 말씀드린 원칙을 지키면 영어 메일은 단순한 전달 수단을 넘어 상대방과의 신뢰를 구축하는 중요한 도구로 작용합니다. 여러분도 글로벌 환경에서 영어로 소통해야 할 때, 명확하고 예의 바른 태도를 유지하며 좋은 협업을 이끌어 나가시길 바랍니다.